Valider, lancer, signer , releaser... La traduction (souvent de l’allemand à l’anglais et de l’anglais au français) des termes SAP nous laisse parfois des perles telles que celle-ci. Derrière ce terme sympathique se cache l’un des éléments clés du processus d’achat de biens & services. Ainsi, si vous entendez un acheteur au cours d’une de vos missions demander à son patron « tu as lancé ma PO? » ne soyez pas étonné! Commençons par exposer la différence fondamentale entre Achat et Approvisionnement.
En règle générale, on entend par Approvisionnement la mise à disposition d’articles ayant pour but d’intégrer une chaîne de fabrication. Ces articles peuvent être des matières premières, des produits semi-finis, des emballages… Le MRP ou Material Requirement Planning est l’outil indispensable pour planifier les besoins de la chaîne de fabrication. Article par article, le MRP va prendre en compte le stock disponible et analysera l’ensemble des événements ayant un impact sur celui-ci (ordres de fabrication, commandes d’achat/vente, prévisions de vente…). Cet outil permettra à l’approvisionneur de réagir en vue d’optimiser la supply chain (repositionnement des ordres et/ou des commandes en fonction de certains critères). Il n’est pas rare de trouver au sein d’une entreprise une direction des Achats, dissociée du département des approvisionnements que l’on vient d’évoquer. Le rôle de cette direction consistera à identifier, qualifier et référencer les fournisseurs. La fonction de négociation coûts, qualité et délai d’approvisionnement complètent la mission de cette direction. Contrairement à l’approvisionnement répétitif d’articles dits « de prod » l’achat des « biens et services » nécessite une stratégie de validation destinée à une meilleure maîtrise du budget des frais généraux et services et à une sécurisation des engagements financiers de l’entreprise. Ces achats sont souvent gérés dans SAP via des articles non stockés et non valorisés (souvent génériques), et dont le coût est supporté par un élément de comptabilité analytique. Une stratégie de lancement sera alors déclenchée en fonction des critères que le consultant SAP aura renseigné lors du paramétrage. Chaque entreprise choisira les paramètres les mieux adaptés à sa structure : le type de commande, l’organisation d’achats, la division, le centre de coûts concerné, le groupe de marchandises, le groupe d’acheteur… et bien sûr le montant engagé.
En mission, notre rôle de consultant consistera à fédérer les contraintes et préoccupations de chacune des Directions autour de ce flux à l’auditabilité et à la traçabilité garanties. Notre valeur ajoutée de consultant reposera sur l’exposé des gains de productivité administrative dégagés, la mise en avant de la fluidité générée dans le processus achat et la sécurité de ces opérations.
Juan Hurtado, Consultant Sénior.
