Avant le démarrage d’un projet il faut s’assurer que l’ensemble des acteurs (utilisateurs clefs, responsables de systèmes « legacy », consultants, chefs de projets fonctionnels et techniques) partagent une vision commune sur la séquence des opérations à mener pour basculer d’un système à un autre.
Un ou plusieurs documents de synthèse permettent de définir des grandes étapes jusqu’aux micro-tâches (à l’heure ou plus finement) qu’il faudra effectuer.
Ce plan de bascule porte très fréquemment le nom de « cut-over plan ». Il se présente sous la forme d’un diagramme de Gantt au format Microsoft Project ou en format Excel .
Les informations essentielles à faire figurer sur un plan cut-over
Le plan « cut-over» comporte en général plusieurs documents, car il faudra souvent condenser en format Powerpoint les grands jalons par domaine pour communiquer vers les Business Process Owners et responsable de projet (DAF, responsable de production, responsable commercial…) sans se perdre inutilement dans le détail.
Il est normalement de la responsabilité du chef de projet de lancer l’élaboration d’un tel document donc :
- demander à chaque domaine fonctionnel la séquence des opérations à mener et de fédérer l’ensemble des intervenants à travers ;
- des réunions d’intégration pour valider le planning global ;
- de s’assurer de la communication vers les différents intervenants ;
- de faire le suivi et le reporting, notamment l’analyse de risque.
Les KPI à prendre en compte dans un « cut-over »
Plus génériquement le terme « cut-over » désigne la phase du projet qui va conduire à basculer d’un environnement à un autre, à mobiliser les équipes, parfois 24h/24. La phase déborde souvent le simple démarrage pour s’étendre jusqu’à la dernière reprise comptable voire jusqu’à la première clôture.
Fréquemment des KPI (Key Performance Indicators) vont permettre de suivre l’appropriation du nouvel outil, le bon fonctionnement des interfaces. Ils sont cruciaux car ils permettent de communiquer en langage business sur le succès/les problèmes d’un démarrage (et accessoirement de prendre les mesures et actions correctives) :
- nombre de commandes passées/de livraisons/de factures ;
- nombre de rejets liés aux interfaces quelle que soit la technologie employée ;
- nombre de pièces intégrées en comptabilité et en contrôle de gestion et validité de leur imputation ;
- …
La solution de back-up à ne pas négliger
Un plan de bascule doit toujours comporter une solution de back-up et des jalons pour mesurer l’avancement et permettre à la gestion de projet de jauger le ratio « risques encourus à poursuivre/objectifs de démarrage » (par exemple, si l’on suit la reprise des stocks dans un entrepôt géré sous SAP WM – Warehouse Management – et l’on se rend compte que les stocks ont certes été correctement chargés d’un point de vue comptable, mais que le cariste ira les chercher à l’autre bout du magasin alors qu’ils sont physiquement ailleurs, on aura a minima un point de correction de reprise).
En résumé :
Le cut-over plan (plan de bascule) représente, pour résumer, un livrable clef permettant :
- de jauger de la capacité des différents intervenants à se projeter vers la cible en avance de phase ;
- de mesurer l’avancement des différents sous-chantiers tout au long de la phase ;
- de communiquer de façon détaillée sur un point particulier et sur l’avancement par domaine ;
- d’estimer la viabilité du démarrage pendant les phases les plus critiques de ce dernier ;
- d’initier toute mesure corrective pendant et après le démarrage.
