Vous avez décidé de mettre en place un ERP pour votre entreprise ? Le choix du futur type d’ERP et de l’éditeur vont avoir une influence incontestable sur l’avenir de votre business. Mais il existe un autre point à ne pas laisser au hasard lors de ce type de projet. Il s’agit de la méthodologie d’intégration de l’ERP. En effet, que vous choisissiez SAP S/4HANA ou non, celle-ci peut avoir un impact significatif sur le bon déroulement du projet. Et donc sur le résultat final au moment du déploiement…
Evelyn Moussavou Nenet, Chef de projet SAP pour CONSEILS-PLUS vous présente les différentes méthodologies d’implémentation ERP SAP et ce qu’il faut en retenir.
Après de nombreuses années d’utilisation et l’arrivée de S/4HANA, SAP propose aujourd’hui une variante à la méthodologie ASAP : la méthodologie SAP Activate.
SAP Activate est une méthodologie qui se veut agile et qui permet de faciliter le déploiement des solutions ERP SAP.
Conçue sous forme de package, elle comprend :
Le guide de configuration va faire office de véritable accompagnateur pour la mise en place du projet. Grâce à lui, les équipes projet vont avoir accès à la meilleure façon de configurer les processus métier inhérents à leur entreprise.
Depuis 2015, date du 1er lancement de SAP Activate lors du Sapphire, cette méthodologie d’implémentation d’ERP n’a cessé d’évoluer et d’être améliorée. Développée pour SAP S/4HANA sur une méthodologie agile, elle se veut mieux répondre aux contraintes des organisations actuelles.
Avec SAP Activate, les phases de projet ne sont plus les mêmes. Cette nouvelle méthodologie comprend désormais 4 principales phases, auxquelles s’ajoutent deux phases en amont (la Découverte) et en aval (le Run) du projet d’implémentation. Si certaines phases restent sensiblement les mêmes, les grosses nouveautés résident dans l’ajout d’une phase de Découverte et dans l’enrichissement des phases Exploration, Réalisation et Déploiement.
Elle consiste à étudier en amont du projet la meilleure solution et stratégie pour répondre aux besoins métier.
Sur cette phase, pas de réel changement. Il s’agit aussi de définir les enjeux et objectifs du projet, d’identifier les sponsors et de planifier les activités…
Pour la partie Exploration, l’utilisation d’un système pré-configuré dans le cadre des ateliers offre une toute nouvelle expérience au projet. Ce pré-configuré contient des données et permet de conduire les ateliers de conception de la solution sur la base d’une démonstration grandeur nature. Ainsi, les utilisateurs peuvent se projeter plus facilement dans l’ERP. Cela permet donc d’éviter les incompréhensions et / ou zones d’ombre qui peuvent survenir sans cet outil. De plus, sur la base des Best practices SAP, le projet peut s’inspirer des meilleurs processus métiers et tirer le meilleur parti du futur ERP.
Grande nouveauté, la méthodologie SAP Activate préconise de construire la solution sur un mode agile. Ce mode agile permet en outre d’impliquer davantage les utilisateurs dans la réalisation de la solution et de donner davantage de visibilité au client sur l’avancement des travaux. Ce mode agile se concrétise par :
La mise à disposition d’outils par SAP pour accélérer les projets de déploiements est un des grands avantages de SAP Activate. L’objectif est donc de gagner du temps sur des activités qui en prennent traditionnellement beaucoup dans les projets d’implémentation SAP :
La phase Run de cette méthodologie correspond à l’utilisation de la solution en mode productif. Dans cette phase, est prise en compte également la mise en place d’une organisation clairement définie qui permettra de maintenir la solution et de la faire évoluer dans le temps.
À noter : La méthodologie SAP Activate permet d’éviter des phases de réalisation trop longues qui donnent souvent lieu à un effet « tunnel ». Par rapport à la méthodologie de cycle en V, elle est clairement plus efficace. Dans le cadre de la méthodologie ASAP par exemple, le client a peu de visibilité sur le rendu de la solution et ce, pendant toute la réalisation . La découverte donne parfois lieu à des surprises, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur la tenue du planning et du budget.
La méthodologie ASAP est la méthodologie de projet qui, à travers les années, a été la plus utilisée pour la mise en place d’ERP SAP.
“ASAP” signifie tout simplement “Accelerated SAP”. Créée par l’éditeur SAP lui-même, elle a été préconisée pendant longtemps. En effet, elle fournit une trame solide pour établir la roadmap d’un projet d’implémentation ERP SAP.
La méthodologie SAP ASAP comprend 5 grandes étapes :
ll s’agit de l’étape de définition des objectifs du projet. Elle intègre l’identification des responsables de projet et des sponsors ainsi que la mobilisation des ressources. Enfin, elle va prendre en compte la partie planification du projet.
Cette étape va permettre le recueil des besoins, la réalisation d’ateliers de travail, l’analyse des business process standard à activer et des gaps à développer. Ce travail est réalisé sur la base de questionnaires qui servent ensuite de guide (le fameux “blueprint”) pour la réalisation des business process.
À cette étape, c’est la configuration du système (activation du standard SAP) qui va être en jeu. Le développement des fonctionnalités spécifiques identifiées durant la phase de blueprint vont être opérées ainsi que la phase de test de la solution construite.
Formations, tests et validation de la solution par les utilisateurs sont l’apanage de la phase 4. À cet instant clé, un autre sujet d’importance est la préparation de la migration de données.
Sur cette dernière phase de la méthodologie ASAP, on retrouve la préparation du démarrage, la bascule ainsi que l’accompagnement des utilisateurs. Une fois lancée, les équipes de TMA prennent alors le relais.
Si la méthodologie SAP ASAP a longtemps fait ses preuves, elle se trouve aujourd’hui très fortement challengée par la nouvelle venue SAP Activate.
SAP Activate, c’est une méthodologie agile qui vous garantit :
Mais c’est aussi un accélérateur de déploiement qui vous offre :
Et donc qui permet une meilleure maîtrise de votre budget.
Les projets d’implémentation d’ERP peuvent être longs et fastidieux. Adopter la bonne méthodologie est un des éléments clés pour aboutir au succès de votre projet. Plus qu’une simple méthodologie, SAP Activate est un tremplin et un accélérateur de transition ou de migration S/4HANA.
Cet article a été réalisé avec Evelyn Moussavou Nenet, Chef de projet SAP CONSEILS-PLUS
Evelyn Moussavou Nenet est chef de projet SAP depuis plus de 15 ans dans le cadre de missions de mise en place de solutions SAP ECC ou S/4 (AMOE/AMOA), auprès d’entreprises et d’organismes appartenant principalement aux secteurs utilities, industrie, retail et public.
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