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Vous avez décidé de mettre en place un ERP pour votre entreprise ? Le choix du futur type d’ERP et de l’éditeur vont avoir une influence incontestable sur l’avenir de votre business. Mais il existe un autre point à ne pas laisser au hasard lors de ce type de projet. Il s’agit de la méthodologie d’implémentation de l’ERP.  En effet, que vous choisissiez SAP S4/Hana ou non, celle-ci peut avoir un impact significatif sur le bon déroulement du projet. Et donc sur le résultat final au moment du déploiement…

Mourad Gourhabou, Manager SAP Logistique pour CONSEILS-PLUS vous présente les différentes méthodologies d’implémentation ERP SAP et ce qu’il faut en retenir.

SAP ASAP, la méthodologie traditionnellement utilisée

 

La méthodologie ASAP est la méthodologie de projet qui, à travers les années, a été la plus utilisée pour la mise en place d’ERP SAP. 

La méthodologie SAP ASAP, c’est quoi ? 

“ASAP” signifie tout simplement “Accelerated SAP”. Créée par l’éditeur SAP lui-même, elle a été préconisée pendant longtemps. En effet, elle fournit une trame solide pour établir la roadmap d’un projet d’implémentation ERP SAP

Les étapes de projet d’implémentation ERP SAP ASAP 

La méthodologie SAP ASAP comprend 5 grandes étapes :

La méthodologie d'implémentation ERP SAP ASAP

Phase 1 : La Préparation 

ll s’agit de l’étape de définition des objectifs du projet. Elle intègre l’identification des responsables de projet et des sponsors ainsi que la mobilisation des ressources. Enfin, elle va prendre en compte la partie planification du projet.

Phase 2 : Le Business Blueprint 

Cette étape va permettre le recueil des besoins, la réalisation d’ateliers de travail, l’analyse des business process standard à activer et des gaps à développer. Ce travail est réalisé sur la base de questionnaires qui servent ensuite de guide (le fameux “blueprint”) pour la réalisation des business process.

Phase 3 : La Réalisation 

À cette étape, c’est la configuration du système (activation du standard SAP) qui va être en jeu. Le développement des fonctionnalités spécifiques identifiées durant la phase de blueprint vont être opérées ainsi que la phase de test de la solution construite.

Phase 4 : La Préparation finale 

Formations, tests et validation de la solution par les utilisateurs sont l’apanage de la phase 4. À cet instant clé, un autre sujet d’importance est la préparation de la migration de données.

Phase 5 : Le Go-Live et Support 

Sur cette dernière phase de la méthodologie ASAP, on retrouve la préparation du démarrage, la bascule ainsi que l’accompagnement des utilisateurs. Une fois lancée, les équipes de TMA prennent alors le relais.

SAP Activate, la méthodologie d’implémentation d’ERP SAP nouvelle génération 

 

Après de nombreuses années d’utilisation et l’arrivée de S4/Hana, SAP propose aujourd’hui une variante à la méthodologie ASAP : la méthodologie SAP Activate.

SAP Activate, la méthodologie agile adaptée aux entreprises

SAP Activate est une méthodologie qui se veut agile et qui permet de faciliter le déploiement des solutions ERP SAP. 

Conçue sous forme de package, elle comprend :  

Les « Best practices » SAP avec :

  • un guide SAP Cloud et SAP On-Premise reprenant les meilleures pratiques à considérer pour l’exécution des processus métiers ;
  • des scénarios de migration afin de guider les futurs utilisateurs vers la meilleure stratégie à adopter pour implémenter SAP S/4 HANA.

Un guide de configuration 

Le guide de configuration va faire office de véritable accompagnateur pour la mise en place du projet. Grâce à lui, les équipes projet vont avoir accès à la meilleure façon de configurer les processus métier inhérents à leur entreprise.

Une méthodologie agile efficace 

Depuis 2015, date du 1er lancement de SAP Activate lors du Sapphire, cette méthodologie d’implémentation d’ERP n’a cessé d’évoluer et d’être améliorée. Développée pour SAP S4/Hana sur une méthodologie agile, elle se veut mieux répondre aux contraintes des organisations actuelles. 

Des étapes de projet d’implémentation ERP différentes avec SAP Activate 

Avec SAP Activate, les phases de projet ne sont plus les mêmes. Cette nouvelle méthodologie comprend désormais 4 principales phases, auxquelles s’ajoutent deux phases en amont (la Découverte) et en aval (le Run) du projet d’implémentation. Si certaines phases restent sensiblement les mêmes, les grosses nouveautés résident dans l’ajout d’une phase de Découverte et dans l’enrichissement des phases Exploration, Réalisation et Déploiement.

Méthodologie d'implémentation ERP SAP Activate

La Découverte ★

Elle consiste à étudier en amont du projet la meilleure solution et stratégie pour répondre aux besoins métier.

Phase 1 : La Préparation

Sur cette phase, pas de réel changement. Il s’agit aussi de définir les enjeux et objectifs du projet, d’identifier les sponsors et de planifier les activités…

Phase 2 : L’Exploration ★

Pour la partie Exploration, l’utilisation d’un système pré-configuré dans le cadre des ateliers offre une toute nouvelle expérience au projet. Ce pré-configuré contient des données et permet de conduire les ateliers de conception de la solution sur la base d’une démonstration grandeur nature. Ainsi, les utilisateurs peuvent se projeter plus facilement dans l’ERP. Cela permet donc d’éviter les incompréhensions et / ou zones d’ombre qui peuvent survenir sans cet outil. De plus, sur la base des Best practices SAP, le projet peut s’inspirer des meilleurs processus métiers et tirer le meilleur parti du futur ERP. 

Phase 3 : La Réalisation ★

Grande nouveauté, la méthodologie SAP Activate préconise de construire la solution sur un mode agile. Ce mode agile permet en outre d’impliquer davantage les utilisateurs dans la réalisation de la solution et de donner davantage de visibilité au client sur l’avancement des travaux. Ce mode agile se concrétise par :

  • une organisation en sprint, 
  • des stand-up meetings fréquents avec les utilisateurs 
  • la définition de nouveaux rôles au sein de l’équipe projet tel que le Scrum master

Phase 4 : Le Déploiement ★

La mise à disposition d’outils par SAP pour accélérer les projets de déploiements est un des grands avantages de SAP Activate. L’objectif est donc de gagner du temps sur des activités qui en prennent traditionnellement beaucoup dans les projets d’implémentation SAP : 

  • Formations : des documents de formation sur les flux standard sont mis à disposition par SAP ;
  • Tests : des scripts de tests sur les fonctionnalités standards sont mis à disposition ;
  • Migration : l’outil LTMC (legacy transfer migration cockpit) facilite la migration des données vers S/4 HANA.

Le Run ★

La phase Run de cette méthodologie correspond à l’utilisation de la solution en mode productif. Dans cette phase, est prise en compte également la mise en place d’une organisation clairement définie qui permettra de maintenir la solution et de la faire évoluer dans le temps. 

À noter : La méthodologie SAP Activate permet d’éviter des phases de réalisation trop longues qui donnent souvent lieu à un effet « tunnel ». Dans le cadre de la méthodologie ASAP par exemple, le client a peu de visibilité sur le rendu de la solution et ce, pendant toute la réalisation . La découverte donne parfois lieu à des surprises, ce qui peut avoir des conséquences négatives sur la tenue du planning et du budget.

SAP ASAP vs SAP Activate, quelle méthodologie d’implémentation ERP SAP choisir ?

 

Si la méthodologie SAP ASAP a longtemps fait ses preuves, elle se trouve aujourd’hui très fortement challengée par la nouvelle venue SAP Activate. 

Tableau comparatif des méthodologies SAP ASAP et SAP Activate

Comparatif des méthodologies de projet SAP ASAP et SAP Activate

En résumé, les avantages de la nouvelle méthodologie SAP Activate :

SAP Activate, c’est une méthodologie agile qui vous garantit :

  • un meilleur contrôle qualité de votre solution ;
  • d’éviter les mauvaises surprises au moment des tests utilisateurs ;
  • une meilleure visibilité sur le déroulement de votre projet et des différentes étapes.

Mais c’est aussi un accélérateur de déploiement qui vous offre :

  • un gain de temps indéniable ;
  • des outils de préparation au démarrage, des outils de migration et des scripts de tests.

Et donc qui permet une meilleure maîtrise de votre budget.

 

Les projets d’implémentation d’ERP peuvent être longs et fastidieux. Adopter la bonne méthodologie est un des éléments clés pour aboutir au succès de votre projet. Plus qu’une simple méthodologie, SAP Activate est un tremplin et un accélérateur de transition sur S/4 HANA. 

Pour en savoir plus sur nos solutions ERP S4/Hana, contactez nos experts SAP pour une démo gratuite. 

Mourad Gourhabou consultant fonctionnel SAP Conseils-Plus

Cet article a été réalisé avec Mourad Gourhabou, Manager SAP Logistique CONSEILS-PLUS 

Mourad Gourhabou est Manager SAP Logistique et gestionnaire de compte S4/Hana.  Fort de 10 années d’expérience sur SAP, il intervient également sur tous types de sujets relatifs à SAP (TMA, cadrages…).